Từ ngày 05/12/2026, toàn bộ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam chuyển sang Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, thay cho Nghị định số 219/2025/NĐ-CP đang áp dụng. Doanh nghiệp có vốn nước ngoài, nhất là doanh nghiệp Trung Quốc, cần rà lại hồ sơ nhân sự trước mốc này để không bị gián đoạn. Bài viết hướng dẫn ai phải xin giấy phép lao động, nộp ở đâu, hồ sơ gồm gì, thời hạn bao lâu và những thay đổi sắp tới. Tôi là Luật sư Bùi Khắc Long, Công ty Luật TNHH Duy Minh, TP.HCM.
Tóm tắt nhanh
- Cơ quan cấp: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc; tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn.
- Thời hạn giấy phép: tối đa 02 năm, gia hạn một lần tối đa 02 năm theo Bộ luật Lao động.
- Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Thời điểm nộp: trước ngày người lao động dự kiến làm việc ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày.
- Mốc phải nhớ: 05/12/2026 — Nghị định 393/2026/NĐ-CP có hiệu lực; giấy phép đã cấp vẫn dùng đến hết thời hạn ghi trên giấy.
1. Ai phải xin giấy phép lao động
Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động, theo hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng kinh tế, thương mại, hoặc làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật đều thuộc diện phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn. Người sử dụng lao động là bên có trách nhiệm làm thủ tục, không phải cá nhân người lao động.
Nhóm được miễn giấy phép được liệt kê thành danh sách đóng. Theo Nghị định 393/2026/NĐ-CP, số trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép tăng từ 15 lên 18, bổ sung một số đối tượng như người có thẻ miễn thị thực theo điều ước quốc tế, chuyên gia công nghệ chiến lược cùng thân nhân, nhân lực thuộc chương trình phát triển tài năng trí tuệ nhân tạo quốc gia. Dù được miễn, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động — bỏ qua bước này vẫn bị coi là sử dụng lao động nước ngoài trái quy định.
Lưu ý thực tế: người nước ngoài vào Việt Nam làm việc ngắn hạn được tính cộng dồn, không quá 90 ngày trong một năm. Nếu phát sinh quan hệ thuê mướn và trả lương tại Việt Nam thì vẫn phải xin giấy phép lao động, dù mỗi lần nhập cảnh chỉ vài ngày.
2. Nộp hồ sơ ở đâu
Thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn. Đây là điểm đã thay đổi so với giai đoạn trước, khi hồ sơ nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý khu công nghiệp. Doanh nghiệp đặt trụ sở tại TP.HCM nhưng cử người lao động làm việc thường xuyên tại tỉnh khác thì nộp theo nơi làm việc, không theo nơi đặt trụ sở.
Với dự án có vốn nước ngoài, thủ tục lao động thường đi cùng thủ tục đầu tư. Trình tự thành lập doanh nghiệp và xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hiện theo Luật Đầu tư số 143/2025/QH15, anh chị xem thêm bài thành lập công ty vốn đầu tư Trung Quốc tại Việt Nam.
3. Hồ sơ và thời gian giải quyết
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động về cơ bản gồm các nhóm giấy tờ sau:
| Nhóm giấy tờ | Nội dung | Lưu ý khi chuẩn bị |
|---|---|---|
| Văn bản đề nghị | Theo mẫu của cơ quan cấp phép | Ghi đúng vị trí công việc đã được chấp thuận nhu cầu sử dụng |
| Giấy khám sức khỏe | Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, còn giá trị | Giấy do cơ sở y tế nước ngoài cấp có thể được chấp nhận nếu đáp ứng điều kiện và còn hiệu lực |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Của nước ngoài và của Việt Nam nếu đã cư trú tại Việt Nam | Cơ quan cấp phép được khai thác dữ liệu điện tử, giảm bớt giấy tờ phải nộp |
| Giấy tờ chứng minh trình độ | Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm theo từng vị trí | Bản nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng |
| Ảnh và hộ chiếu | Ảnh màu nền trắng, bản sao hộ chiếu còn hạn | Hộ chiếu nên còn hạn dài hơn thời hạn giấy phép dự kiến |
Thời gian giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ phải nộp trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày. Nộp quá sớm hoặc quá sát ngày làm việc đều có thể bị trả lại, đây là lỗi khiến nhiều doanh nghiệp phải lùi lịch nhận người.
4. Thời hạn và gia hạn
Thời hạn giấy phép lao động tối đa là 02 năm và được xác định theo thời hạn của hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc hoặc hợp đồng, thỏa thuận tương ứng. Theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa cũng là 02 năm. Hết lần gia hạn đó, muốn tiếp tục sử dụng người lao động thì phải làm thủ tục cấp mới.
Hồ sơ gia hạn nộp trong khoảng từ ít nhất 10 ngày làm việc đến không quá 90 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn rút xuống 05 ngày làm việc; hồ sơ gia hạn không cần giấy khám sức khỏe và không phải thực hiện thủ tục thông báo tuyển dụng. Để quá hạn mới nộp thì không còn được gia hạn, phải quay lại quy trình cấp mới từ đầu.
5. Những thay đổi từ ngày 05/12/2026
Nghị định số 393/2026/NĐ-CP ban hành ngày 20/10/2026, có hiệu lực từ ngày 05/12/2026, thay thế Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Những điểm doanh nghiệp cần rà trước mốc này:
| Nội dung | Quy định đang áp dụng | Từ 05/12/2026 |
|---|---|---|
| Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép | 15 trường hợp | 18 trường hợp |
| Kinh nghiệm của giám đốc điều hành | Ít nhất 03 năm | Ít nhất 02 năm |
| Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp | Áp dụng cả với lao động kỹ thuật | Không còn áp dụng với lao động kỹ thuật |
| Thời gian giải quyết hồ sơ gia hạn | 10 ngày làm việc | 05 ngày làm việc |
| Cho thuê lại lao động nước ngoài | — | Người sử dụng lao động không được cho thuê lại |
| Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài | Theo kỳ báo cáo | Định kỳ 06 tháng, gửi trước ngày 05/6 và 05/12 hằng năm |
Nghị định mới cũng bổ sung tiêu chuẩn chuyên gia: người có bằng đại học loại giỏi trở lên ngành khoa học, công nghệ, tốt nghiệp từ cơ sở nằm trong danh sách 500 đại học hàng đầu thế giới theo bảng xếp hạng công bố trong 03 năm gần nhất, hoặc người có ít nhất 05 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến. Đây là hướng mở cho doanh nghiệp công nghệ tuyển nhân sự trẻ nhưng bằng cấp mạnh.
Chuyển tiếp: giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép đã cấp theo quy định trước đó vẫn có giá trị đến hết thời hạn ghi trên giấy. Doanh nghiệp không phải xin cấp lại chỉ vì nghị định mới có hiệu lực.
6. Bốn rủi ro doanh nghiệp hay mắc
Cho người lao động vào làm trước khi có giấy phép. Thời gian chờ là 10 ngày làm việc, chưa kể bước chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động. Nhận người vào làm trong lúc chờ là sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép.
Ghi sai vị trí công việc. Vị trí trên giấy phép phải khớp với vị trí đã được chấp thuận và với công việc thực tế. Người được cấp phép làm chuyên gia nhưng thực tế điều hành chi nhánh là sai lệch dễ bị phát hiện khi thanh tra.
Quên mốc gia hạn. Nộp muộn hơn 10 ngày làm việc trước ngày hết hạn thì mất quyền gia hạn, phải làm hồ sơ cấp mới và người lao động phải dừng làm việc trong thời gian chờ.
Đổi địa điểm làm việc mà không thông báo. Khi thay đổi địa điểm làm việc ổn định, thường xuyên trong cùng tỉnh, thành phố thuộc diện phải thông báo, doanh nghiệp cần thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc cho cơ quan đã cấp giấy phép và cơ quan nơi dự kiến làm việc.
Bốn lỗi trên đều xử lý được nếu doanh nghiệp có người theo dõi mốc hồ sơ từ đầu. Đây là một phần trong dịch vụ luật sư doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Duy Minh, cùng với rà soát hợp đồng lao động và hồ sơ đầu tư.
Câu hỏi thường gặp
Người lao động Trung Quốc sang làm việc 2 tháng có phải xin giấy phép lao động không?
Nếu tổng thời gian làm việc tại Việt Nam cộng dồn không quá 90 ngày trong một năm và không phát sinh quan hệ thuê mướn, trả lương tại Việt Nam thì thuộc nhóm làm việc ngắn hạn. Ngược lại, khi doanh nghiệp tại Việt Nam trả lương hoặc ký hợp đồng thì phải xin giấy phép lao động, dù chỉ làm hai tháng.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ ở Sở Lao động hay Ủy ban nhân dân tỉnh?
Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Từng tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn, nên trước khi nộp anh chị cần kiểm tra đầu mối tiếp nhận của địa phương đó.
Giấy phép lao động tối đa bao nhiêu năm?
Tối đa 02 năm, xác định theo thời hạn hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang làm việc. Giấy phép chỉ được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa cũng là 02 năm theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14. Sau đó phải làm thủ tục cấp mới.
Giấy phép lao động đã cấp có còn giá trị sau ngày 05/12/2026 không?
Còn. Giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép đã cấp trước đó tiếp tục có giá trị đến hết thời hạn ghi trên giấy. Doanh nghiệp chỉ cần áp dụng quy định mới cho hồ sơ phát sinh từ ngày 05/12/2026.
Sử dụng người nước ngoài không có giấy phép lao động thì bị xử lý thế nào?
Doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính và người lao động nước ngoài có thể bị trục xuất. Mức phạt cụ thể phụ thuộc số người vi phạm và quy định xử phạt đang áp dụng tại thời điểm phát hiện, vì vậy anh chị nên đối chiếu nghị định xử phạt hiện hành trước khi làm việc với đoàn thanh tra.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2019 của Quốc hội.
- Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2025 của Chính phủ về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (áp dụng đến hết ngày 04/12/2026).
- Nghị định số 393/2026/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2026 của Chính phủ về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 05/12/2026, thay thế Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
- Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 ngày 11 tháng 12 năm 2025 của Quốc hội.
Cần soạn đơn khởi kiện đúng tòa ngay từ đầu?
Doanh nghiệp cần rà lại hồ sơ lao động nước ngoài trước ngày 05/12/2026? Anh chị gửi danh sách nhân sự và thời hạn giấy phép hiện có, tôi rà từng trường hợp, chỉ rõ hồ sơ phải làm và mốc phải nộp.
Luật sư Bùi Khắc Long – Thẻ luật sư số 15188/LS, Đoàn Luật sư Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty Luật TNHH Duy Minh. Hơn 15 năm công tác pháp luật, trong đó có đất đai, thừa kế, hôn nhân gia đình và tố tụng. Văn bằng, chứng chỉ và báo chí trích dẫn →
Nội dung mang tính tham khảo. Văn bản pháp luật và tên đơn vị hành chính có thể thay đổi; vụ việc cụ thể cần đối chiếu hồ sơ.
